Ich sitze mal wieder im Zug. Ich habe der Deutschen Bahn heute mein gesamtes Vertrauen geschenkt und zwei Umstiege mit jeweils 10 Minuten Umstiegszeit mit vollem Risiko in Kauf genommen. Schade, Schokolade. Zug 1 kam zu spät, was kein Problem war, weil Zug 2 ebenfalls zu spät kam. Aber Zug 3 hat leider nicht gewartet. Woran hat’s jelegen? Das weiß nur die Bahn und ihr marodes Netz. Nun sitze ich aber zum Glück in Zug Nummer 3 und bin auf dem Weg nach Hause. In diesen Momenten freue ich mich immer tierisch darüber, dass ich mir die iPad-Tastatur von Logitech vor etwas mehr als einem Jahr gekauft habe. So habe ich immer die Möglichkeit, längere Texte zu schreiben. Vor ein paar Tagen habe ich mir zudem die Texter-App Ulysses gekauft. So kann ich ganz einfach einen Text auf dem iPad anfangen und auf dem Mac beenden. Geschehen mit diesem Text. Das geht natürlich auch mit meinem Google Drive Account. Aber ich teste eben gerne neue Apps, Tools und Methoden aus. Und damit kommen wir auch zum Thema dieses Beitrags.

Organisation im Alltag

Organisation ist eine der wichtigsten Fähigkeiten eines Menschen, ich glaube da stimmen mir fast alle zu. Entweder man kann sich gut selbst organisieren oder man ist in der Lage die Organisation an andere zu delegieren. Zuverlässigkeit ist für mich persönlich eine bedeutungsvolle Eigenschaft. Wenn andere unzuverlässig oder unpünktlich sind, ärgert mich das. Was du selbst nicht möchtest, was man dir antut, solltest du anderen auch nicht antun. Ich bin gerne organisiert und weiß, was als Nächstes ansteht. Was dem jedoch entgegensteht, ist meine unglaubliche Vergesslichkeit. Ich gehe in ein Zimmer, um etwas zu holen, denke dabei noch an drei andere Dinge und am Ende habe ich den Grund für den Zimmerbesuch vergessen. Ich habe ständig tausende Gedanken im Kopf, die ich sortieren muss. Aus diesem Grund besitze ich, seit meinem ersten iPhone circa 2011, eine Todo App. Jahrelang war dies Wunderlist. Damit habe ich meinen Alltag gut organisieren können.

Was mir jedoch immer wieder aufgefallen ist, sowohl in der Schulzeit als auch in der Unizeit habe ich manchmal Aufgaben einfach vergessen. Die wichtigsten Sachen, also Klausuren, die hatte ich im Kopf. Aber eine Hausaufgabe habe ich auch gerne einfach mal vergessen. Mit dem langsamen Einstieg in das Berufsleben durch Praktika und Werkstudierenden-Jobs wurden meine Organisationsfähigkeiten immer besser. Sowohl während dieser Zeit, als auch bei meinem Jobeinstieg arbeitete ich sehr viel mit Zetteln. Dort schrieb ich alles auf. Durch meine Zeit bei Cybay lernte ich agiles Arbeiten und die Kanban-Methode im Produktiveinsatz kennen.Seitdem arbeite ich mit der Kanban-Methode (Backlog – In Arbeit – Wait/Abnahme – Fertig).

Zettel und Kanban

Die Kanban-Methode stellte sich für mich rasch als gute Organisationsmethode heraus. In Kombination mit Prio-Zuordnungen konnte ich meinen Arbeitsalltag gut organisieren. Doch die Zettelwirtschaft sorgte auch gerne mal für Unordnung. Gerade, wenn es um Fristen ging, empfand ich das Aufschreiben per Hand nicht als sehr hilfreich. Oft setzt man sich für den Tag zwei, drei, fünf oder acht Tasks. Und weil viel dazwischenkommt, schafft man doch nur drei davon. Entweder muss man nun den Zettel von gestern behalten oder alles neu aufschreiben. Ich hatte irgendwann einen DIN-A5-Block, indem dann Tasks von vor 10 Tagen lagen. Das tägliche Blättern durch die letzten Tage hat mich dann doch sehr genervt. Ich benötigte eine neue Methode.

Projektmanagement Tool Wrike

In dieser Zeit führten wir auf der Arbeit ein Projektmanagement-Tool ein. Ich muss gestehen, dass mich dieses Programm über ein Jahr lang zur Verzweiflung gebracht hat. Ich habe, in Projekten mit mehreren Personen, meine Tasks nicht gefunden, Kommentare sind untergegangen und abgelegte Dateien waren im falschen Task. So ging es aber nicht nur mir. Wir alle hatten unseren Kampf mit Wrike. Doch ich hatte dort auch ein privates Board. Dort konnte ich alle Tasks ablegen, ihnen eine Deadline geben, die Kanban-Methode anwenden. Und alle Nachteile der Zettelwirtschaft waren verflogen.

Good Notes auf dem iPad

Ungefähr in der Zeit, in der ich meinen neuen Job antrat, kaufte ich mir auch ein iPad Air. Mit dem schreibe ich hier auch gerade diesen Text. Für das iPad gibt es die wunderbare App Good Notes. Good Notes ist eine extrem ausgefeilte und vielfältige Notizen App. Das Spannende an diesem Tool ist die große Community. Auf etsy – eine Plattform, auf der man selbst gemachte Dinge verkaufen kann – gibt es eine Vielzahl von interaktiven PDFs, die für Good Notes gemacht sind. Vor allem gibt es unzählige Varianten an digitalen Kalendern. Letztlich ist diese Variante ähnlich zu der Zettelwirtschaft. Jedoch gibt es viele Vorteile gegenüber Zetteln. Zunächst einmal hat man immer unendlich viele Seiten und es kann kein Zettel verloren gehen. Was jedoch besonders gut ist, ist das Ausschneidetool. So kann man ganz einfach die offenen Tasks vom Vortag in den neuen Tag kopieren.

Mit Good Notes und meinem Apple Pencil habe ich tatsächlich sehr lange gearbeitet. Ich schätze, dass ich damit ungefähr ein Jahr lang meinen Arbeitstag hervorragend organisiert habe. Anfang 2021 änderte sich mein Aufgabenbereich im Unternehmen. Anstatt einiger weniger Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nahmen, wechsle ich derzeit von Task zu Task und von Themengebiet zu Themengebiet. Häufig kommen im Laufe des Tages noch drei oder vier neue Tasks hinzu, die ich in den Tagesablauf integrieren muss. Im Laufe der Wochen merkte ich, dass ich Good Notes immer seltener öffnete und alle Notizen schnell in den Text-Editor von Word schrieb.

Outlook als ToDo Liste

Neben den Notizen im Text-Editor nutzte ich irgendwann Outlook als Ablage für unerledigte Aufgaben. Das ersparte mir viel Zeit, da ich die Tasks nicht zusätzlich aufschreiben musste. Auch mit dieser Methode war ich ein paar Wochen ganz zufrieden. Doch ich merkte auch schnell die Nachteile. Aufgaben, die nicht per Mail eingingen, musste ich separat dokumentieren. Notizen musste ich ebenfalls in einem anderen Tool speichern. Wenn eine Ergänzung per Mail einging, musste ich mir überlegen, welche Mail ich mit einer roten Flagge markiere und als ToDo ablege. Die Mischung aus Text-Editor und Outlook war auch nicht die Lösung für meine Organisation im Arbeitsalltag. Es funktionierte, war aber nicht komfortabel.

Todoist im Arbeitsalltag

Die ToDo App Todoist nutze ich mittlerweile seit ein paar Jahren. Den größten Teil der Zeit in der Free Version. Im Zuge einer Änderung des Abomodells (mehr Funktionen in der Free Version) startete ich einen Test. Eignet sich Todoist als Organisationsapp für meinen Arbeitsalltag? Nach ungefähr vier bis sechs Wochen im Produktiveinsatz bin ich von diesem Tool voll überzeugt. Der größte Vorteil der Desktop App ist die Art, wie man einen neuen Task erstellt. Mithilfe von Shortcuts und automatischer Texterkennung lässt sich ein Task vertaggen, eine Deadline setzen und in ein Projekt einordnen. Öffne ich einen neuen Task und schreibe: „Reporting erstellen Montag @Timo p1 #Analytics“, dann passiert Folgendes:

  • Ein neuer Task mit dem Inhalt „Reporting erstellen“ wird generiert
  • Die Deadline wird auf Montag gesetzt
  • Es wird ein Tag mit dem Namen „Timo“ gesetzt
  • Es wird die Priorität 1 vergeben
  • Der Task wird in das Projekt „Analytics“ verschoben

All dies passiert, ohne die Maus benutzt zu haben. Gerade, wenn es mal schnell gehen muss, ist diese Funktion super. Manchmal kann diese Automatisierung aber auch zum Nachteil werden. Schreibt man zum Beispiel „Dienstbesprechung“, wird aus „Dienst“ auch mal schnell automatisch ein Dienstag als Deadline gesetzt.

Einher mit dieser Funktion und dem Beispiel gehen weitere Vorteile von Todoist. Die Zuteilung von Prioritäten (P1, P2, P3) sowie die Einteilung in Projekte und Unterprojekte hilft bei der täglichen Organisation. Seit einigen Tag gibt es auch die Möglichkeit zum Task eine Notiz zu schreiben. Das ist Hilfreich, um den Task-Titel möglichst knapp zuhalten. Diese Funktion hatte ich bisher sehr vermisst.

Ebenfalls eine große Hilfe im Arbeitsalltag ist die Speicherung von Filtern. Todoist ermöglicht das Setzen von Filtern, ähnlich einem RegEx Befehl. So kann man die verschiedenen Eigenschaften wie Prio, Deadline und Tag als Filter nutzen, die speicherbar sind. Einer meiner Lieblingsfilter ist „Arbeit | Nächste 5 Tage“. So kann ich auf einen Blick alle Tasks sehen, die im Laufe der Woche anfallen und die ich ggf. schon vorziehen kann oder verschieben muss.

Das Setzen von Tags nutze ich besonders gerne, um eine Aufgabe mit einer Person in Verbindung zu bringen. Mit einigen Personen habe ich wöchentlich Besprechungen, indem es einen kurzen Austausch über aktuelle Themen gibt. Zu diesen Besprechungen öffne ich einfach den Tag und sehe alle dazugehörigen Tasks. So geht beim Update keine Information verloren.

Im Gegensatz zur Zettelwirtschaft oder GoodNotes lassen sich Links super integrieren. Dieser wird direkt als Hyperlink erkannt und kann direkt im Task angeklickt werden. Zwei weitere Pluspunkte sind die Multi-Device-Funktionalität über alle Browser, Geräte und Betriebssysteme hinweg, sowie der recht große Funktionsumfang in der kostenlosen Variante.

Todoist kann auch als Organisationstool in Teams genutzt werden. Aus diesem Grund gibt es eine Kommentarfunktion. Die nutze ich gerne, um Informationen aus Meetings abzulegen. Manchmal ist ein Task auch größer und es sind mehrere Besprechungen notwendig. So kann man mit einem Klick alle Informationen sehen und muss nicht in verschiedenen Dokumenten oder auf verschiedenen Zetteln alle Informationen einzeln suchen. Über diese Kommentarfunktion ist auch die Ablage von Dokumenten nötig. Hier sollte man aber natürlich auf den Datenschutz achten. Wichtige interne Dokumente sollten niemals in Tools wie Todoist abgelegt werden.

Durch die vielen verschiedenen Funktionen ist Todoist aktuell für mich das Organisationstool im Arbeitsalltag.

Things 3 zur Organisation im privaten Alltag

Nachdem Todoist sich in meinen Arbeitsalltag eingeschlichen hat, hat es mich persönlich immer mehr gestört, dass sowohl private als auch berufliche Tasks in einer App sind und sich vermischen. Da ich, wie eingangs berichtet, gerne Dinge ausprobiere, vor allem Apps, habe ich mir Things 3 – Organisationsapp gekauft. Diese ToDo App weicht stark von den Prinzipien aus Todoist ab. In einem kurzen Beitrag habe ich über die Philosophien der beiden Apps bereits berichtet. Ich habe Things 3 noch nicht lange genug im Alltag, um zu beurteilen, welche der beiden Apps besser geeignet ist. Für die Arbeit kann ich Things 3 aber leider nur eingeschränkt nutzen, da wir Windows Rechner nutzen und Things 3 lediglich für Apple Geräte konzipiert wurde.